In november 2010 stonden in het Kerkblad voor het Noorden twee artikelen over emailgebruik binnen de gemeente. Iets daarvan geef ik in deze overweging door, gemengd met mijn eigen ervaringen en inzichten, ter bezinning.
E-mail, ofwel elektronische post, is een bijzonder gemakkelijk hanteerbaar communicatiemiddel. Het heeft een voordeel ten opzichte van de gewone post en ook ten opzichte van de telefoon. In vergelijking met een papieren brief werkt e-mail veel efficiënter, het kost minder tijd, het bespaart je postzegels en de herhaalde gang naar de brievenbus, het bericht is meteen op de plaats van bestemming, ter voorbereiding van vergaderingen hoeft niet één persoon vrachten papier aan stukken en bijlagen te kopiëren en te verspreiden, dingen kunnen snel worden afgestemd. Het grote voordeel in vergelijking met de telefoon is, dat je niet beslag op iemands tijd legt op een misschien voor die persoon ongelegen moment. Je stuurt je mail op de voor jou meest geschikte tijd, al is het in het holst van de nacht (raad ik niet aan), en de ander leest het bericht op het tijdstip dat voor hem of haar het best uitkomt. Als het niet uitkomt, reageert de ontvanger gewoon later.
Maar juist die gemakkelijkheid in het emailverkeer bergt ook gevaren in zich. Laat ik er een paar noemen. Geschreven of getypte woorden leiden gemakkelijk tot misverstand. Het is namelijk niet altijd eenvoudig ook de gevoelslading van wat je bedoelt tot uitdrukking te brengen. Gelezen teksten hebben geen hoorbare toon. Daar komt nog bij dat ze nogal eens in de gauwigheid worden opgesteld en/of in de gauwigheid worden gelezen. Dat is niet zo verwonderlijk, omdat je overspoeld kunt worden met mailtjes. Het is ook zo gemakkelijk om even snel via de mail ongenoegen of ergernis af te reageren. Er is geen enkele beperking, je hoeft nauwelijks moeite te doen en je hoeft ook geen rekening te houden met iemand die meteen iets terugzegt. Probleemsituaties en conflicten kunnen via de mail heel snel escaleren. Wat ook zo gemakkelijk is, dat is het doorsturen van ontvangen mails aan anderen. Moet je dit eens lezen, wat vind jij daar nou van? En zo wordt voedsel gegeven aan een van de grootste zonden in de kerk: iemand onverhoord oordelen. Je h ebt het verhaal van één kant gehoord, maar de andere kant en de beleving daarbij heb je niet geproefd. Verbonden met deze valkuil van de eenzijdigheid is de valkuil dát we het recht menen te hebben over anderen te oordelen. Meestal zijn we daartoe echter helemaal niet geroepen. E-mail sleurt ons gemakkelijk in die dubbele valkuil.
Vanuit deze risico’s in het mailgebruik worden ons een aantal tips aangereikt, die ik doorgeef. Daarna geef ik er kort mijn commentaar op. De volgende adviezen zijn gegeven. Gebruik de mail uitsluitend voor zakelijke dingen: afspraken, eenvoudige vragen, niet al te belangrijke mededelingen. Schrijf volledige zinnen en beperk tikfouten. Dan schrijf je bewuster. Beantwoord een mail binnen een dag, eventueel alleen met een ontvangstbevestiging en de toezegging er later op terug te komen. Deel geen persoonlijke ongenoegens met anderen via e-mail. Gebruik de mail niet bij meningsverschillen, bij vertrouwelijke informatie, in problematische situaties, een vervelend bericht.
Het belangrijkste punt in deze adviezen vind ik de zorgvuldigheid en het vermijden van negatieve emoties. Niet op alle punten volg ik de adviezen. Ik gebruik e-mail niet alleen voor zakelijke dingen, maar ook voor zeer persoonlijk pastoraat, natuurlijk alleen als iemand daar zelf voor kiest. Zorgvuldigheid in taal en stijl is ook iets waar ik op let, al voeg ik er meteen aan toe dat dit geen garantie is voor een zorgvuldige inhoud. Ik vind niet dat een mail binnen een dag moet worden beantwoord. Dat zou ertoe kunnen leiden dat je een slaaf wordt van het middel. Wel houd ik mezelf voor dat ik minstens één keer per dag mijn e-mail lees. Als je niet enthousiast bent over een voorstel kan het juist goed zijn even te wachten. Voor de ander kan dit een signaal zijn dat er toch nog wel haken en ogen worden gezien. Ook als dingen je hoog zitten, kun je beter even wachten en de zaak wat laten betijen. Discussiëren via e-mail is een kunst apart. Gemakkelijk gebruik je woorden die een emotionele lading hebben zonder dat je je daarvan bewust bent. De ontvanger merkt het wel en kan zich daaraan storen. Vertrouwelijke informatie gaat via de mail gauw rond. Ik zeg niet dat e-mail daarvoor altijd taboe is, maar vergewis je wel dat de informatie veilig is en niet wordt doorgestuurd naar anderen. Een vervelend bericht moet inderdaad niet per e-mail worden verstuurd, maar bij voorkeur via persoonlijk contact.
Een veel gebruikt emailprogramma heet Outlook. Professionele computeraars zijn niet onder de indruk van de kwaliteiten van dit programma en noemen het ‘Look out’, ofwel: ‘Kijk uit’. Misschien is dat ook wel een goede raadgeving bij het gebruik van Outlook: look out! Als dat ons bijblijft, kan dat ons helpen de mogelijkheden van e-mail optimaal te benutten en de gevaren effectief te bestrijden. In 1 Petrus 4:11 lees ik: ‘Voert u het woord, laat dan Gods woorden doorklinken in wat u zegt.’ Dit wordt gezegd over het gesproken woord. Zou het niet ook gelden van het geschreven en het gemailde woord?